MAKSAMISEN MUUTOS

Verkkolaskutuksella jopa 80 prosentin säästöt

Siirtyminen paperilaskusta sähköiseen prosessiin eliminoi virheet ja parantaa asiakaspalvelua. Sen valtava säästöpotentiaali on kuitenkin isossa osassa Eurooppaa vielä hyödyntämättä.

Jälleen se todistettiin: sähköiseen laskutukseen siirtyminen voi tuottaa laskuttajalle jopa 60–80 prosentin säästöt verrattuna perinteiseen paperilaskujen käsittelyyn. Tuoreessa eurooppalaisessa E-Invoicing Billentis 2014 -tutkimuksessa on arvioitu, että yksi verkkolasku maksaa laskuttajalle keskimäärin 4,50 euroa. Paperilaskuun verrattuna säästöä syntyy varovaisestikin arvioiden lähes seitsemän euroa.

– Todellisuudessa kustannus voi olla vielä paljon pienempikin, kun koko reskontraprosessi on täysin optimoitu. Mitä suuremmat laskutusvolyymit ovat, sitä merkittävämmäksi nousevat tietysti säästötkin, sanoo Lindorffin laskutuspalveluiden kaupallinen johtaja Johanna Rantala.

Sähköiseen laskutukseen erikoistuneen asiantuntijayritys Billentisin johtajan Bruno Kochin laatiman raportin mukaan sähköisen laskutuksen kasvu Euroopassa on ollut viime vuosina huomattavaa, mutta potentiaali on edelleen valtava.

Kaikkiaan Euroopassa liikkuu vuosittain lähes 35 miljardia laskua. Näistä sähköisten laskujen osuuden arvioidaan tänä vuonna nousevan yritysten välillä ja julkissektorilla noin 24 prosenttiin. Kuluttajalaskuista sähköisiä on noin 14 prosenttia.

Pohjoismaissa ja Virossa sähköisen laskutuksen osuus yritysten välisestä laskuliikenteestä on jo yli 40 prosenttia. Kuluttajien laskuliikenteessä samaan 40 prosentin osuuteen päästään Norjassa, Tanskassa ja Virossa.

Johtotähtinä Pohjola ja Latinalainen Amerikka

Jos Euroopassa edetään hyvin eri tahtiin, niin myös maailmalla yleensä. Verkkolaskutus on ollut aito vaihtoehto kymmenen vuotta kahdessa maailmakolkassa: Pohjoismaissa ja Latinalaisessa Amerikassa. Syyt näiden alueiden edistyksellisyyteen poikkeavat melkoisesti.

– Pohjoismaissa siirtymä sähköiseen laskutukseen on edennyt tieto- ja viestintäteknologian kehittymisen, hyötyjen ja kustannustehokkuusajattelun kautta. Myös valtio on ollut aktiivinen ja aikaisen liikkeellä erityisesti Suomessa ja Tanskassa, Johanna Rantala sanoo.

– Latinalaisessa Amerikassa sähköisen maksamisen ja laskutuksen suosio nousee enemmän tarpeista laillisuuden vahvistamiseen, korruption kitkemiseen ja rahatransaktioiden seuraamiseen.

Pohjolan ykkösmaissa Suomessa ja Tanskassa verkkolaskumarkkinat alkavat olla jo kattavat. Pohjoismaiden jälkeen seuraavassa aallossa tulevat Rantalan mukaan ainakin Benelux-maat, joissa valtiot ja isot laskuttajat ovat aktivoituneet.

– Keski-Euroopassa tilanne on se, että moni vielä odottelee, että verkosto on riittävän valmis eikä ole itse valmis tekemään pioneerityötä verkkolaskuoperaattorien kanssa.

Operaattorien kirjavuus, ja täydellisesti palvelevan globaalin verkoston puuttuminen on hidastanut uusien käytäntöjen etenemistä.

– Markkinat ovat kuitenkin käymistilassa ja palveluntarjoajat keskittyvät. Tulevaisuudessa on ehkä 3-4 globaalia, isojen mobiilioperaattorien kaltaista toimijaa, ja rajat ylittävät verkkovierailut ovat alan standardi laskutuksessakin, Rantala pohtii.

Joka toinen asiakaspuhelu liittyy laskuun

Yritysten välisen kilpailun ja kustannuspaineiden kiristyessä verkkolaskutuksen käyttöönotolla saadaan aikaan selvää säästöä. Automatisoitu laskuaineiston käsittely mahdollistaa myös nopeamman ja paremmin ennustettavan kassavirran.

– Tyypillisesti noin 20–30 prosenttia maksusuorituksista pitää käsitellä jollain tavoin poikkeustapauksina, mikä tarkoittaa tietenkin käsittelykuluja. Kun viite- ja muut laskutiedot liikkuvat sähköisesti, virheelliset tiedot tunnistetaan automaattisesti tai niitä ei pääse syntymän lainkaan, Rantala huomauttaa.

Niin tutkimuksen kuin Lindorffin kokemusten mukaan vähintään 50 prosenttia asiakaspalvelun vastaanottamista puheluista tulee asiakkailta, jotka pyytävät laskustaan kopiota tai siihen liittyviä lisätietoja.

– Läpinäkyvässä verkkolaskutuksessa tällaiset tiedustelut vähenevät. Mutta kulkivat laskutiedot sitten paperilla tai verkossa, asiakaspalvelu on olennainen osa laskutusprosessia, Rantala huomauttaa.

Sekä asiakaspalvelu että sähköisen laskutuksen eri muodot verkkolaskuista suoramaksuihin ovat erottamattomia osia Lindorffin yrityksille tarjoamaa laskutuspalvelukokonaisuutta.

–  Me optimoimme asiakkaan puolesta koko myyntilaskutusprosessin. Asiakkaan ei tarvitse erikseen panostaa tai investoida verkkolaskutuksen muotoihin, menetelmiin, teknisiin liittymiin tai kumppaneihin, Rantala lupaa.

– Väitetään, että verkkolaskutusprojektit voivat tulla kalliiksi ja kasvaa isoilla laskuttajille jättimäisiksi. Lindorff on kokenut projektiosaaja, joka huolehtii käyttöotosta yhtenä osana myyntilaskutuksen ulkoistamista.

Aivan kokonaan Rantala ei kuitenkaan usko paperisista laskuista koskaan päästävän eroon edes yritysten välillä. Aina pitää tarjota vaihtoehto.

– 70–80 prosenttia on lopulta ihan realistinen tavoite.

 

20.8.2014