TALOUSHALLINTO

6 tapaa tehostaa sähköpostilaskutusta

Sähköpostiin toimitettavilla laskuilla on monia sähköisen laskutuksen etuja, mutta tehokkuus puuttuu. Sähköpostilaskujen maksamista voi tukea ainakin näillä kuudella keinolla.

Sähköpostilasku , laskutus, lasku sähköpostilla

Sähköpostilaskujen voi parantaa monellakin eri tavalla, kertoo laskutuksen tuotepäällikkö Mikko Hautamäki Lindorffilta.

Sähköposti on helppo ja nopea tapa laskuttaa, ja kuluttajallekin vaivaton vaihtoehto ostostilanteessa. Kaikkia sähköisen laskutuksen etuja sillä ei kuitenkaan ole, sillä sähköpostilasku maksetaan hitaammin kuin mikään muu lasku.

Lindorff Analyysi 2016 -tilastovertailun mukaan kuluttajat maksavat sähköpostiin lähetetyistä laskuistaan ajallaan vain 46 prosenttia. Yrityksissä sähköpostilaskut maksetaan säntillisemmin, mutta niistäkin lähes joka kolmas eli 29 prosenttia viivästyy eräpäivästä.

Laskutuksen tuotepäällikkö Mikko Hautamäki Lindorffista toteaakin, että sähköposti hidastaa kuluttajien maksuja, vaikka laskutuksen hoitaisi miten hyvin.

– Sähköpostilaskun helppous ja edullisuus myyntilaskutuksessa ovat usein näennäisiä.

– Jos maksamattomat sähköpostilaskut hidastavat kassankiertoa olennaisesti, on syytä miettiä laskutuksen kokonaiskustannukset uudelleen: mikä itse asiassa onkaan taloudellisin laskutuksen muoto?

Sähköpostilaskujen tehoa on kuitenkin mahdollista parantaa monellakin eri tavalla.

Mikko Hautamäki, Lindorff: Sähköpostilasku

Maksamattomat sähköpostilaskut voivat Mikko Hautamäen mukaan hidastaa kassankiertoa merkittävästikin. Sähköpostilaskujen maksamista on kuitenkin mahdollista kehittää.

1. Lähetä sähköpostilasku luotettavasta osoitteesta ja pidä liitetiedosto pienenä

Kuluttajalaskujen kohdalla murhetta tuottavat monenkirjavat ilmaiset sähköpostiohjelmistot.

Ihan ensimmäiseksi yrityksessä tulisikin varmistaa, että laskut todella menevät perille. Osoitteen, josta lasku lähtee, on oltava sellainen, jota suodattimet eivät tulkitse roskapostiksi, Hautamäki neuvoo.

– Myös laskutiedostojen koko on hyvä tarkistaa, ja varmistaa, että se on maltillinen – ilmaisissa sähköposteissa laatikot tulevat usein nopeasti täyteen.

2. Otsikoi viesti selkeästi: tämä on lasku

Seuraavaksi kannattaa kiinnittää huomiota sähköpostiviestin otsikkoon, jotta se erottuu tärkeänä muun postin seasta.

– Toimiva tapa on lisätä otsikkoon sana LASKU.

3. Kerro maksamiseen tarvittavat tiedot heti

Maksamiseen tarvittavat tiedot on hyvä kertoa heti viestikentässä. Varsinainen lasku on hyvä pitää selkeänä ja sellaisena, että maksaminen on sen perusteella mahdollisimman helppoa, Hautamäki vinkkaa.

Myös virtuaaliviivakoodin käyttöä viestikentässä kannattaa harkita, sillä sen avulla maksaminen verkkopankissa on mutkatonta.

4. Taltioi asiakkaan puhelinnumero

Sähköpostilaskua tarjotaan vaihtoehtona, koska se nähdään asiakkaan palveluna – jokainen voi valita itselleen sopivan maksutavan. Moni aikoo vaihtaa sähköpostilaskun myöhemmin e-laskuksi, mutta se jää vielä usein tekemättä.

Siltä varalta, että maksu ei tulekaan ajoissa, kannattaa asiakkaalta pyytää nimi- ja osoitetietojen lisäksi voimassaoleva puhelinnumero.

5. Muistuta heti eräpäivän jälkeen tekstiviestillä

– Maksun viivästyessä asiakasta voi herätellä tekstiviestillä. Sanoma kannattaa pitää selkeänä: kun maksat nyt, vältyt lisäkuluilta, Hautamäki sanoo.

Asiakkaan muistuttamisella on erityisen suuri merkitys sähköpostilaskujen kohdalla.

Lindorff Analyysin tilastojen mukaan sähköpostilaskuistakin oli 30 päivää eräpäivän jälkeen maksettu loppuun lähes 80 prosenttia.

6. Kannusta asiakasta ohjaamaan sähköpostilaskut sovellukseen

Lindorff voi pian välittää yrityksesi laskut asiakkaille Klever-sovelluksen kautta. Asiakas voi tilata kaikki laskunsa, myös sähköpostilaskut, sovellukseen ja maksaa ne helposti sormenjälkitunnisteella. Näin sähköpostilaskutkaan eivät jää huomaamatta, vaan ne tulevat maksetuiksi yhdessä muiden laskujen kanssa.

Klever on sekä paperilaskua että myös e-laskua edullisempi tapa laskuttaa.

16.1.2018
Teksti: Sanni Salonen
Kuva: Mika Okko

Lue, kuinka sähköpostilaskutkin voi nyt saada suoraan puhelimeen

Digitaaliset laskut nopeuttavat kassavirtaa todistetusti – jopa satoja tuhansia euroja enemmän ajallaan

Myyntireskontran ulkoistaminen: näin onnistut varmasti