Taloushallinto

Ripeä lasku­tus­pro­sessi pitää kassan kunnossa

12.06.2019 5 min lukuaika

Sähköyhtiö Lännen Omavoimalle kitkaton kassankierto on menestyksen avaintekijä. Yhtiö päätti ulkoistaa koko prosessin ja keskittää resurssinsa vastaamaan energiatoimialan murrokseen.

Sähköyhtiöiden toiminta on perinteisesti keskittynyt sähköenergian myyntiin ja toimittamiseen asiakkaille. Teknologinen kehitys ja kestävän kehityksen toimintamallit muuttavat kuitenkin kiihtyvällä vauhdilla sähköyhtiöiden markkinoita ja tuoteportfolioita. Yhtiöille on yhä tärkeämpää, että niillä on riittävästi resursseja paitsi myyntiin, myös tuotekehitykseen ja markkinamuutoksiin reagoimiseen.

Rauman Energian ja Vakka-Suomen Voiman yhteinen sähkönmyyntiyhtiö Lännen Omavoima on aloittanut aurinkopaneelijärjestelmien ja sähköautojen latausasemien myynnin sekä asentamisen. Vakka-Suomen Voiman talousjohtaja Jukka Teinilä uskoo näiden tuotesegmenttien vankistavan asemiaan merkittävästi lähitulevaisuudessa.

Digitalisaation ja automaation kehitys tuo myös uusia tapoja ohjata sähkön käyttöä, tasoittaa kysyntäpiikkejä ja lisätä kysyntäjoustoa. Tämä on erittäin tärkeää, sillä uusiutuvien energiatuotantomuotojen käyttöönotto lisää sähköntuotannon epävarmuutta.

Koko energiatoimialan muutos haastaa yhtiöt, ja siihen reagoiminen vaatii työtunteja. Teinilän mukaan Lännen Omavoimassakin seurataan koko ajan globaalia kehitystä ja pyritään kehittämään uusia ratkaisuja. Tuotekehityksen paikka on esimerkiksi eri toimintojen kokonaisuuden virtaviivaistaminen.

– Tulevaisuudessa teknisten järjestelmien, esimerkiksi ilmanvaihdon, lämmityksen ja kylmäntuotannon, ohjauksia tullaan varmasti synkronoimaan nykyistä enemmän. Näin energiaa voidaan hyödyntää tehokkaammin ja fiksummin.

Jukka_Teinila_Vakka-Suomen_voima_1_1132x623

Vakka-Suomen Voiman talousjohtaja Jukka Teinilä kertoo, että sähköyhtiöissä panostetaan nyt etenkin tuotekehitykseen.

Toimiva kassankierto on kriittisen tärkeää

Lännen Omavoima Oy syntyi vuoden 2009 alussa. Uudessa yrityksessä haluttiin keskittyä mahdollisimman paljon yhtiön ydinliiketoimintaan, mikä on tarkoittanut muun muassa reskontran ja laskutuksen ulkoistamista.

Jukka Teinilän mukaan Lowellin valinta yhteistyökumppaniksi oli looginen ratkaisu, sillä Rauman Energia on tehnyt Lowellin edeltäjän Lindorffin kanssa hedelmällistä perintäyhteistyötä jo pidemmän aikaa.

– Kokemukset olivat positiivisia, joten oli luontevaa ulkoistaa myös uuden yhtiön laskujen lähetys ja perintä Lowellille. Halusimme kumppanin, jonka toimintaan voimme varmuudella luottaa, Teinilä sanoo.

Sujuvan yhteistyön myötä Lännen Omavoima päätti vuonna 2013 ulkoistaa myös reskontran hoidon. Näin Lowellin vastuulle siirtyi koko laskutusprosessi aina laskujen muodostamisesta ja lähettämisestä reskontran hoitoon, muistutus- ja perintätoimenpiteiden toteuttamiseen sekä laskutuksen raportointiin. Kokonaisuuden toimiminen on koko yhtiön liiketoiminnan kannalta ratkaisevan tärkeää.

– Nykylainsäädännön mukaisesti laskutamme asiakkaitamme toteutuneen sähkönkulutuksen mukaisesti. Ostamamme tukkusähkön joudumme kuitenkin maksamaan jo aikaisemmin, Teinilä muistuttaa.

Lännen Omavoima hoitaa sähkönmyyntilaskujen ohella myös Rauman Energia Sähköverkko Oy:n ja Vakka-Suomen Voima Oy:n kaikkien sähkönsiirtomaksujen laskutuksen. Tämä tuo laskutusprosessiin omat haasteensa. Vaaditaan tarkkuutta, kun samassa reskontrassa on kolmen yhtiön laskutus. Teinilä arvioi, että Lowell on suoriutunut haasteesta mallikkaasti.

– Kassanhallintamme kannalta on kriittisen tärkeää, että laskut lähtevät ajoissa ja ovat sisällöllisesti oikein. Nämä asiat vaikuttavat keskeisesti myös asiakastyytyväisyyteen. Laskujen tulee olla helposti ymmärrettäviä ja ulkoasultaan selkeitä, Teinilä muistuttaa.

Jukka_Teinila_Vakka-Suomen_voima_5_1132x623

Asiakasneuvoja Ida-Maria Lamminen ja Jukka Teinilä tarkastelevat laskutuksen tilannetta.

Laskutusprosessia kehitetään yhdessä

Lännen Omavoima, Lowell, Rauman Energia ja Vakka-Suomen Voima tekevät tiivistä yhteistyötä laskutusprosessin kehittämisessä. Yritysten avainhenkilöt istuvat kvartaaleittain saman pöydän ääreen käymään läpi asiakaspalautetta, asiakaspalvelun tunnuslukuja sekä mahdollisia laskutukseen ja perintään liittyviä ongelmatilanteita.

Yksi konkreettinen esimerkki laskutuksen ja asiakaspalvelun kehittämistyön tuloksista on Lännen Omavoiman käyttöönottama ja Lowellin toteuttama Kontakti-palvelu. Maksamattomasta laskusta ilmoitetaan asiakaalle ensin ystävällisellä tekstiviestimuistutuksella. Muistutuskirje lähetetään vasta seuraavassa vaiheessa, jos maksua ei edelleenkään ole maksettu.

– Asaiakasta halutaan lähestyä ensin ystävällisellä viestillä. Laskuhan on saattanut jäädä vahingossa maksamatta. Jos laskua ei vieläkään makseta, lähetään maksukehotus ja tarvittaessa vielä sähkön katkaisuvaroitus. Viimeisin keinomme on sähköjen katkaisu, johon ryhdymme Lowellilta saadun tiedon perusteella. Sähköt kytketään takaisin, kun asiakas on hoitanut maksuvelvoitteensa.

Teinilä arvostaa sujuvaa päivittäistyötä ja jatkuvaa kehitystä Lowellin kanssa.

– On erityisen hienoa, että voimme kääntyä kysymystemme ja ongelmiemme kanssa tutun yhteyshenkilön puoleen. Eritysikiitos Lowellin Mari Pulliselle, joka vastaa kysymyksiimme nopeasti ja hoitaa asiat aina täsmällisesti kuntoon.

Lännen Omavoima Oy

  • Rauman Energia Oy:n ja Vakka-Suomen Voima Oy:n yhteisomistuksessa oleva sähkönmyyntiyhtiö
  • Palvelupisteet Raumalla ja Laitilassa
  • Perustettu 1.1.2009
  • Myy sähköä 500 GWh vuodessa
  • Lähettää asiakkailleen vuosittain noin 420 000 laskua
12.6.2019
Teksti Tuomas I. Lehtonen
Kuvat Suvi Elo

Energia-ala Kassankierto taloushallinto Laskutuksen ulkoistaminen Laskutusprosessi sähköyhtiö Lännen Omavoima