TALOUSHALLINTO

Onnistunut ulkoistus – myytti vai mahdollisuus?

Laajat ulkoistamishankkeet ovat harvoin helppoja. Hyötyjen saavuttaminen edellyttää osaavia kumppaneita, sitoutunutta projektijohtoa ja tiimiytymistä. Projektin kokokaan ei ole este, kun nämä palaset ovat kohdallaan.

Lindorffin kehitysjohtaja Arttu Hollmérus

Isossa projektissa tulee poikkeuksetta eteen haasteita, mutta niistä selvitään, kun asiakas ja toimittaja puhaltavat yhteen hiileen saman tavoitteen eteen, toteaa Lindorffin kehitysjohtaja Arttu Hollmérus.

Ulkoistamisella haetaan pääsääntöisesti kustannussäästöjä, mutta sen avulla pystytään myös tehostamaan resurssien käyttöä sekä parantamaan yrityksen sisäisiä prosesseja ja palvelua asiakkaille. Tämä on tärkeää sekä laihoina vuosina että nopean kasvun aikana, jolloin yrityksen omat toiminnot eivät tahdo pysyä kehityksen perässä.

Vaikka onnistunut ulkoistus on pitkälti kiinni oikeista kumppanivalinnoista, voi ulkoistaja parantaa lopputulosta asettamalla etukäteen prosessin edellyttämät askelmerkit, Lindorffin kehitysjohtaja Arttu Hollmérus sanoo.

– Johdon sitoutuminen, palvelutason määrittely ja projektin johtaminen korreloivat onnistuneen hankkeen kanssa. Tarvitaan myös eri osapuolten tiimiytimistä. Tällöin asiat etenevät, ja yllätyksiä tulee eteen vähemmän, Hollmérus tiivistää.

Monia projekteja luotsannut Hollmérus tietää, mistä puhuu. Siitä yksi osoitus on Euroopan parhaana IT-ulkoistusprojektina lokakuussa palkittu hanke, missä Lindorff toteutti IT-alihankkijansa Miratechin kanssa Suomen finanssialan suurimpiin lukeutuvan laskutuspalvelukokonaisuuden.

Jaettuja huippukokemuksia

Palkitun ulkoistusprojektin taustalla oli Lindorffin asiakkaan vanhat laskutusratkaisut, jotka haluttiin virtaviivaistaa ja ajanmukaistaa digitaaliseen maailmaan.

– Projekti oli liiketoiminnan kannalta merkittävä ja osa asiakkaan suurempaa muutosohjelmaa. Mitattavia tavoitteita ulkoistukselle olivat luottotappioiden pieneneminen, kassankierron nopeutuminen ja asiakaspalvelun kehittäminen, Hollmérus summaa.

IT-alihankkija Miratechin Itä-Euroopassa toimivien tuotekehityskeskusten mukaantulolla Lindorff varmisti palvelukokonaisuuden vaatiman IT-kehitystyön toteuttamisen. Lindorffin asiantuntijoiden vastuulla oli projektin johtaminen, prosessien suunnittelu sekä testaus.

– Hankkeen kriittinen piste oli yli 20 vuoden ajalta kertyneen laskutusdatan siirtäminen uuteen järjestelmään, Hollmérus muistelee.

Asiakkaan liiketoimintamallin takia toimenpiteelle oli varattu aikaa noin 24 tuntia. Epäonnistuminen olisi siirtänyt kokonaisuuden käyttöönottoa useilla kuukausilla eteenpäin.

– Pysyimme aikataulussa ja koko palvelu saatiin ajettua suunnitellusti ylös yhden viikonlopun aikana. Se viikonloppu oli kaikkien projektissa työskennelleille yhteinen huippukokemus.

Sitoutuminen, sitoutuminen, sitoutuminen

– Lindorffin ja Miratechin rinnalla myös asiakkaalla oli tärkeä rooli projektin onnistumisessa, Hollmérus korostaa.

Hanketta seurattiin yhtiössä tarkasti, ja resursseja käytettiin riittävästi tavoitteiden määrittelyyn sekä yhteydenpitoon. Yhteisiä workshoppeja pidettiin tasaisesti pitkin matkaa.

– Kyseessä oli erittäin vaativa ja asiakkaalle strategisesti tärkeä projekti, joka näkyi myös ohjausryhmän kokoonpanossa. Hankkeen etenemistä seurattiin johtoryhmätasolla.

Palautteen perusteella kaikissa ulkoistukselle asetetuissa tavoitteissa onnistuttiin hyvin.

Teknologista toteutusta ja vaikuttavaa projektin läpivientiäkin suuremmaksi saavutuksesi Hollmérus nostaa hankkeen poikkeuksellisen rakenteen.

– Laadunvarmistus ja korkea automaatioaste ovat kaikkialla arkipäivää. Tämän projektin toteutusmalli, asiakkaan, Lindorffin sekä it-tuotekehityskeskusten yhteistyö, on monella tapaa ainutlaatuinen, hän arvioi.

– Sen myötä oma kyvykkyytemme vastata finanssialan vaativiin ulkoistushankkeisiin on kasvanut merkittävästi.

Eurooppalainen ulkoistuspalvelualan järjestö European Outsourcing Association (EOA) palkitsi lokakuun alussa Lindorffin ja Miratechin projektin parhaana eurooppalaisena IT-ulkoistusprojektina. Palkinnon perusteina olivat muun muassa sen asiakasyhtiölle tuottama arvo ja toteutus tiukassa aikataulussa.

16.12.2015
Teksti: Ari Rytsy
Kuva: Mika Okko