Mitä myyntireskontran ulkoistamisessa pitäisi sitten huomioida, jotta saavutetaan paras mahdollinen lopputulos? Vaikka myyntireskontran ulkoistaminen on melko harvinaista, pätee sen onnistuneeseen toteuttamiseen samat säännöt kuin minkä tahansa muun kriittisen liiketoimintaprosessin ulkoistamiseen.
Seuraavassa neljä tärkeää asiaa, jotka myyntiereskontran ulkoistamista harkitsevassa yrityksessä pitäisi ottaa huomioon, jotta ulkoistamisen eri vaiheissa onnistutaan.
1. Varmista, että ulkoistamispäätös tukee yrityksesi strategiaa ja aseta sille selkeät tavoitteet
Ulkoistamisen perusperiaatteiden mukaan yrityksissä voidaan harkinta sellaisten toimintojen ulkoistamista, jotka eivät kuulu ydinsaamiseen tai jotka eivät merkittävällä tavalla tue yrityksen ydinosaamista.
Koska myyntireskontran hoitaminen on harvan yrityksen ydinosaamista, sen ulkoistamista pitää tarkastella erityisesti siltä kannalta, mitä etuja ulkoistuksella pyritään saavuttamaan. Eduiksi voidaan selkeästi nähdä ainakin joustavuuden lisääntyminen, ydintoimintoihin keskittyminen ja kustannussäästöt.
2. Älä oleta, vaan varmista toimittajien osaaminen ja tarjottavan palvelun sisältö yksityiskohtia myöten
Ulkoistaminen tarkoittaa siirtymistä tekemisestä ostamiseen. Vaikka yrityksessäsi onkin osaamista myyntireskontran hoitamisesta, se ei tarkoita, että yrityksesi osaisi ostaa myyntireskontran hoidon palveluna. On suuri virhe olettaa, että kaikki toimittajat ovat yhtä kyvykkäitä tuottamaan yrityksesi tarpeisiin vastaavaa palvelua. Yhtä suuri virhe on olettaa, että kaikkien toimittajien kanssa on mahdollista rakentaa toimivan yhteistyömalli, johon molemmat osapuolet voivat olla tyytyväisiä.
Mutta miten voit varmistaa, että toimittaja on juuri sinun yrityksellesi paras mahdollinen kumppani? Seuraavassa on lista asioita, joiden avulla voit arvioida toimittajan kykyä tarjota juuri sinun yrityksellesi sopivaa palvelu- ja yhteistyömallia:
- Onko toimittajalla halua selvittää ja keskustella yrityksesi reskontranhoitoon liittyvistä yksityiskohdista ja muista toiminnoista? Mikäli tätä halua ei ole tulisi hälytyskellojen soida: todennäköisesti toimittajalla ei ole kykyä tai halukkuutta rakentaa palvelua juuri sinun yrityksellesi sopivalla tavalla.
- Vaadi toimittajaa esittämään reskontranhoitoon liittyvät käytännöt yksityiskohtaisesti. Vain tällä tavalla voit varmistua toimittajan ammattitaidosta, tarjottavien palvelumallien eroista ja niiden sopivuudesta yrityksesi tarpeisiin.
- Varmista, että myyntireskontran hoito sekä laskujen tulostus- ja toimitusprosessi toteutetaan toisiaan tukevana saumattoman kokonaisuutena. Huolehdi, että myös muut myyntireskontraan sidonnaiset toiminnot on huomioitu tarjottavan palvelun sisällössä.
- Selvitä, miten käytännön yhteistyö toteutetaan: vaadi selkeät esitykset vastuujaosta tehtävätasolla sekä toteutusprojektin että palvelun tuottamisen osalta.
- Edellytä avointa keskustelua yhteistyön tavoitteista ja valvonnasta.
Muista, että ison kuvan piirtäminen on helppoa, mutta toimittajan todellinen kyvykkyys punnitaan yksityiskohtien hallinnassa ja kyvyssä ymmärtää yrityksesi liiketoiminnan tarpeita ja vaatimuksia.
Myyntireskontran ulkoistamisessa onnistutaan, kun ulkoistamispäätös tukee yrityksen strategiaa ja sille asetetaan selkeät tavoitteet, ja toimintamallin muutos viestitään ja jalkautetaan koko organisaatioon.
3. Varmista yhteistyön sujuvuus sopimalla asioista etukäteen
Huolella tehty sopimus tilaajan ja toimittajan välillä on edellytys hyvälle tulevalle kumppanuudelle. Varaa riittävästi aikaa sopimusneuvotteluille ja pidä huolta, että sopimuksen sisällöstä löytyy kaikki keskeiset osa-alueet. Älä keskity vain hintaan ja juridisiin asioihin.
On erittäin tärkeää, että sopimuksesta löytyy tarkat kuvaukset tarjottavan palvelun sisällöstä, toiminnalle asettavista tavoitteista ja toiminnan johtamisesta ja valvonnasta. Muista, että sopimuksen tavoitteena on varmistaa perusta toimivalle yhteistyölle: vaadi tarkkaa ja täsmällistä sopimusta, mutta vältä epärealistisia ja yksipuolisia ehtoja.
4. Johda ja kommunikoi: jalkauta muutos organisaatioon
Koska myyntireskontran ulkoistaminen tarkoittaa muutosta yrityksesi aikaisempaan toimintamallin, on erittäin tärkeää, että muutos johdetaan ja kommunikoidaan huolellisesti etenkin niissä yksiköissä, joita muutos koskee suoraan ja välillisesti. Pidä huolta, että etenkin myyntilaskutukseen ja myyntireskontran hoitoon läheisesti sidoksissa olevat henkilöt ovat sisäistäneet uuden toimintamallin sekä siihen liittyvät tavoitteet.
Epäonnistumisen riski on suuri, jos vanhoja toimintatapoja ei kyetä uudistamaan. Muuttuneesta toimintamallista ja kumppanin mukaantulosta on hyvä viestiä myös asiakkaille, etenkin siinä tapauksessa, että kumppani huolehtii myös asiakaspalvelusta.
