MEISTÄ

Reaaliaikainen näkymä laskutustietoihin

Access-verkkopalvelu auttaa varmistamaan, että asiakas saa aina vastauksen laskutusta koskevaan kysymykseen. Sen luotettavuus ja helppokäyttöisyys korostuvat laskutuksen, perinnän ja kirjanpidon ammattilaisten arjen työssä.

Maarit Muukkonen kouluttaa työntekijöitä Accessin käytössä.

Maarit Muukkonen kouluttaa työntekijöitä Accessin käytössä.

Vuodenvaihde on liikuntakeskusketju Fysioline Groupin hallintopäällikkö Maarit Muukkosella kiireistä aikaa. Menneen vuoden tilikirjat pitää saada kiinni. Työtä piisaa, sillä tiedot kerätään kaikkiaan 16 Fressi-liikuntakeskuksesta. Lindorffin Access-verkkopalvelu on arjessa apuna.

– Varmistamme laskuttajien ja kirjanpitäjän voimin muun muassa avoimet laskut sekä omasta laskutusjärjestelmästämme että Accessin avulla Lindorffin järjestelmästä. Pyrimme saamaan tiedot mahdollisimman hyvin täsmäämään.

Muukkosella on kolmen vuoden kokemus yhteistyöstä Lindorffin kanssa. Lindorff vastaa Fysioline Groupiin kuuluvan Fysioline Fressin laskujen maksumuistutuksista ja perinnästä. Liikuntakeskuksen laskutusasiakkaina on sekä vakituisia kuntosalikävijöitä että yritysasiakkaita.

Muukkonen on Fysiolinen Access-pääkäyttäjä ja opastaa myös liikuntakeskusten muita työntekijöitä järjestelmän käytössä.

– Access on selkeä ja helppokäyttöinen. Sen opettaminen on vaivatonta uusille työntekijöille. Selkeyden ansiosta työkalun käytössä ei juuri tule virheitä, Muukkonen sanoo.

– Järjestelmä on vastannut hyvin meidän tarpeisiimme, ja sen visuaalinen ilme on kehittynyt mukavasti näiden vuosien aikana.

Poikkeustilanteet hallintaan

Päivittäisessä työssään Muukkonen käy läpi poikkeuksellisia asiakastilanteita. Asiakas pyytää esimerkiksi lisäaikaa laskun maksuun tai haluaa selvittää laskuasiaa suoraan liikuntakeskuksen kanssa, vaikka lasku on jo siirretty Accessin kautta Lindorffille perintään.

– Voin luottaa siihen, että tiedot jokaisesta asiakkaasta ja kustakin laskusta ovat aina ajan tasalla. Accessista näen saman tien, onko lasku tai perintä aiheellinen tai missä vaiheessa laskun käsittely on.

Tyypillinen ongelmatilanne on silloin, kun asiakas on maksanut laskun väärällä viitteellä tai jättänyt viitteen kokonaan pois.

– Silloin tiedustelemme Lindorffin palveluasiantuntijoilta, onko lasku mennyt heille ja ilmoitamme tarvittaessa milloin asiakas on sen maksanut. Kaikki yhteydenpito käydään Accesissa.

Sähköpostia tai puhelinta tarvitsee käyttää yhteydenpitoon vain poikkeustapauksissa.

Laskuasia selviää heti

Nekin asiat, jotka vaativat Lindorffissa selvittelyä, saavat vastauksen lähes poikkeuksetta viimeistään seuraavana päivänä. Tämä on tärkeä asia alalla, jossa asiakaspalvelu on keskeinen kilpailukeino.

– Hyvä asiakaspalvelu on meille aivan keskeinen asia. Access auttaa meitä varmistamaan sen, että asiakkaamme saavat mahdollisimman pian vastaukset laskutusta koskeviin kysymyksiin.

Hyvässäkin järjestelmässä on aina parantamisen varaa.

– Asiakkaalle lähteneen maksumuistutuksen näkeminen ja tarvittaessa tulostaminen uudestaan asiakkaalle olisi hyvä lisäparannus, Muukkonen toivoo.

Kokonaisuutena Muukkonen suosittelee Accessia kaikille laskutusta hoitaville kollegoilleen.

– Käyttöönotto ei vaadi pitkää koulutusta ja riski väärinkirjauksiin on pieni. Kun kaikki tiedot laskuista ja asiakkaista ovat reaaliajassa yhdellä näytöllä, työ on helppoa ja tehokasta, Muukkonen summaa.

Laskut muistutuksen jälkeen perintään

Tietoliikenneyhtiö Lounean tekninen laskuttaja Katja Lappalainen käsittelee sekä yksityis- että yritysasiakkaiden laskuja, jotka koostuvat muun muassa kiinteistä kuukausiveloituksista, kertamaksuista ja käyttöön perustuvista maksuista.

Lappalaisen päivittäiseen työhön kuuluu laskutus- ja reskontrarutiineja, ja hän huolehtii tarvittaessa myös maksumuistutuksista sekä perinnän seuraamisesta.

– Maksun viipyessä lähetämme asiakkaalle maksukehotuksen ja suoritusta ei siitä huolimatta tule, siirrämme saatavan Lindorffille perintään. Kuukausittain siirrämme Lindorffin hoidettavaksi noin sata erääntynyttä laskua, Lappalainen kertoo.

Valtaosa erääntyneistä laskuista siirtyy Lounean laskutusjärjestelmästä Lindorffin järjestelmään tietokanta-ajona, mutta myymälöiden laskutusjärjestelmistä laskut kirjataan käsin Accessiin.

Lappalainen kirjautuu Accessiin päivittäin tarkistaakseen perinnässä oleville laskuille tulleita suorituksia ja katsoakseen mahdolliset Lindorffin asiakaspalvelun jättämät viestit.

– Kirjaan järjestelmään myös kaikki ohisuoritukset eli suoraan meille tulleet maksut, Lappalainen kertoo.

Kommentit yhdessä paikassa

Suurin osa yhteydenpidosta Lindorffin kanssa hoituu Accessin kautta. Lappalainen pitää tärkeänä sitä, että kaikki perintätapaukseen liittyvät kommentit ja lisätiedot ovat yhdessä paikassa ja niihin on helppo tarvittaessa myöhemmin palata.

Access auttaa Lappalaista ajantasaisessa maksuvalvonnassa, ja helpottaa suoritusten käsittelyä. Ei siis ihme, että Lappalainen on siihen hyvin tyytyväinen.

– Järjestelmä on toiminut hyvin ja luotettavasti. Jos jotain parannettavaa pitäisi keksiä, se olisi ehkä toimeksiantoa koskevien sähköpostikeskustelujen ja liitteiden lisääminen Kommentti-sivulle.

Hyvät kokemukset siivittävät Lappalaista myös suosittelemaan Accessia kollegoilleen.

– Access on toimiva ja helppokäyttöinen järjestelmä perinnässä olevien laskujen seuraamiseen ja tietojen vaihtamiseen Lindorffin kanssa.

 23.1.2015
Teksti: Jukka Nortio
Kuva: Arto Wiikari